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Les bienfaits de la signature électronique dans la transition numérique

Lundi 02 Sep 2019 à 16:22

Avec le développement de la dématérialisation par l’ensemble des acteurs économiques et institutionnels, le marché de la signature électronique est en pleine expansion.

L’Europe s’est dotée en 2016 d’un texte afin d’instaurer un cadre commun aux pays de l’Union européenne. Il harmonise les questions d’identification électronique, et de services de confiance, dont fait partie la signature électronique. Le but avoué est de favoriser l’harmonisation du marché commun numérique.

C’est le règlement eIDAS de juillet 2016 qui abroge la directive 1999/93/CE.

En France, l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) est l’un des organismes chargés de la mise en place de ce règlement européen.

Mais, finalement, sait-on bien ce qu’est la signature électronique ?

Dans l’imaginaire de beaucoup de personnes, c’est une simple case à cocher en bas d’un document ou bien encore la signature au bas d’un e-mail, voire une signature numérisée apposée sur un document électronique. Il paraît nécessaire de clarifier ce qu’est une signature électronique, et les avantages d'une telle solution.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique (ou signature numérique) est un système permettant de signer un document électronique à distance.

Elle permet :

  • d’authentifier le ou les signataires, comme le ferait une signature manuscrite ;
  • d’établir l’authenticité et l’intégrité du document signé (non modification) ;
  • de sécuriser les transferts d’informations ;
  • d'apporter une notion de non-répudiation (le propriétaire de la clé privée est le seul à y avoir accès, donc il ne pourra nier l'utilisation de la signature).

Vous voyez donc les avantages par rapport à une simple signature numérique.

Il existe différents types de signatures électroniques, correspondant à divers niveaux de sécurité et d’authentification : 

  • la signature simple ;
  • la signature avancée ;
  • la signature qualifiée.

Chaque type de signature pourra venir valider certains types de documents électroniques.

Les prestataires proposant un service de signature à distance utilisent une technologie de cryptographie asymétrique. Elle utilise :

  • une clé publique pour chiffrer l’information ;
  • une clé privée pour déchiffrer l’information.

Ce mécanisme à double clé permet de lier la signature de la personne au document qu’il a signé. Mais aussi de garantir la sécurité de cette signature et du document lors des transferts. Il est impossible de deviner la clé privée à partir de la clé publique.

Les bénéfices du passage à la signature électronique

Le passage à la signature électronique permet de simplifier et de sécuriser vos processus. Il est désormais possible de pouvoir faire signer à distance des documents à vos équipes ou à vos clients. Le gain de temps est énorme comparé au système avec signature manuscrite. Et imaginez les arguments commerciaux qui en découlent !

Dans le domaine de l’immobilier par exemple, la signature électronique prend toute sa dimension. Imaginez le confort de pouvoir signer à distance un compromis de vente ou un contrat de bail avec une signature numérique !

En France, nous avons la chance d'avoir YouSign, une start-up 100 % française proposant un service de signature électronique immobilier très performant.

Réduction des coûts et rationalisation

La réduction des coûts est un des arguments phares en faveur de la signature électronique.

Tout d’abord, il y a une réduction des coûts matériels liés aux consommables (papier, cartouches d’encre, timbres, frais d’expédition, enveloppes…). Pour des PME, cela peut vite se chiffrer en milliers d’euros. Mais on constate aussi une diminution du temps passé par le personnel d’une entreprise à des tâches administratives rébarbatives et peu rémunératrices. Les équipes peuvent se consacrer au cœur de leur métier.

Les mécanismes de relance peuvent être automatisés et soulager ainsi les commerciaux.

D’un seul e-mail on peut toucher tous les signataires (y compris au sein d’une même entreprise) en évitant de coûteux allers-retours en temps et en ressources humaines.

Impact écologique

La question écologique est une préoccupation majeure pour tous les acteurs économiques ou institutionnels et les particuliers.

Tout ce que vous mettrez en place afin de réduire votre impact écologique aura des effets sur la réputation et l’image de votre société ainsi que de votre marque.

La signature électronique s’inscrit dans cette démarche de réduction de l’impact écologique de l’activité économique.

Et ce n’est pas du green washing, les bienfaits de la signature électronique pour diminuer l’impact écologique sont réels et concrets :

  • baisse du volume de papier destiné aux impressions ;
  • baisse du volume des cartouches d’encres utilisées pour les impressions ;
  • diminution de l’empreinte carbone, avec la réduction des déplacements (trajets bureaux de poste, acheminement et retour des contrats signés…).

La signature électronique, partenaire de votre transition numérique

La signature numérique présente énormément d'avantages. Pour peu que vous trouviez une solution adaptée à vos besoins, la signature électronique est très simple à déployer.

Gain de temps et de productivité, des arguments commerciaux impactants, de réels bienfaits écologiques : qu'attendez-vous pour l'adopter?

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