Bâtir une politique pertinente d'achats de frais généraux en instaurant les mêmes règles pour tous et en centralisant les achats, gages de contrôle et de maîtrise des coûts, tels étaient les challenges du Service Achats Frais Généraux de Mondial Assistance France, qui a fait le choix de la solution logicielle de gestion des actions liées aux achats et contrats, BasWare, et de l'expertise de FLUCTICIEL, spécialiste de l'automatisation et l'optimisation des processus administratifs & financiers, pour structurer sa fonction Achats Généraux et mettre en place " les meilleures pratiques ". La fonction achats frais généraux représente plus de 21 000 factures annuelles.
Michaël Rouviere, Chef de projet de la Direction Prestataires & Achats de Mondial Assistance France, nous confie " Ce projet de structuration et rationalisation des achats frais généraux, s'appuyant sur la solution BasWare et le savoir-faire de FLUCTICIEL, nous a permis d'optimiser nos achats, en privilégiant des produits aux tarifs négociés à des fournisseurs sélectionnés, de faciliter le travail de nos comptables dans le traitement des factures et d'anticiper les dates de règlements. "
Repenser sa politique d'achats de frais généraux : l'enjeu de Mondial Assistance
En 2007, Mondial Assistance France, souhaite centraliser en un seul service la gestion et l'optimisation de son budget d'achats de frais généraux. Ce nouveau service se fixe quatre objectifs : harmoniser les process en standardisant les demandes d'achats, les circuits d'approbations et les suivis de réception de commandes, centraliser et mutualiser les achats en vue de bénéficier d'économie d'échelle, visualiser les achats dans leur globalité afin d'en effectuer un meilleur suivi budgétaire, contrôler et sécuriser la fonction achats en renforçant le respect des contrats et la traçabilité des fournisseurs. Le service achats généraux recherche alors un intégrateur qui bénéficie d'une véritable d'expertise afin de l'accompagner et mettre en place une solution logicielle d'e-procurement " clé en main " qui standardise et automatise l'ensemble des actions liées aux achats.
En décembre 2007, Mondial Assistance France renouvelle sa confiance à Flucticiel qui gérait déjà une partie des achats liés à l'assistance avec la solution BasWare, représentant plus d'un million de factures annuelles. Michaël Rouviere nous déclare " Il nous est apparu logique d'étendre son périmètre d'intervention à la gestion de nos achats de frais généraux. Nous avons été tout particulièrement séduits par l'approche et l'implication de FLUCTICIEL qui s'engageait contractuellement sur les résultats obtenus, et cela en nous garantissant un accompagnement à toutes les étapes du projet. "
Aujourd'hui, plus de 200 collaborateurs de Mondial Assistance exploitent quotidiennement la solution BasWare et les " meilleures pratiques " initiées par FLUCTICIEL.
Optimiser la totalité des processus achats tout en améliorant la relation avec ses fournisseurs : les premiers bénéfices pour Mondial Assistance France.
La solution BasWare gère toutes les étapes d'un processus d'achat : approbation, commande, suivi des approvisionnements et confirmation de la livraison. Il suffit au collaborateur de saisir sa demande d'achat sur l'outil d'e-procurement qui est envoyée en temps réel à l'approbateur via e-mail en charge de la confirmer ou de la refuser. Une fois l'approbation obtenue, le collaborateur crée, à partir de la solution BasWare, un bon de commande électronique transmis au fournisseur concerné. Cette automatisation des process offre la possibilité à la filiale française de Mondial Assistance de rationaliser ses achats de frais généraux, tout en optimisant ses coûts. A partir de la solution BasWare, le service achats généraux a, en effet, mis en place un référentiel de fournisseurs et un catalogue de produits, où les offres à tarifs négociés sont référencées. C'est l'assurance pour Mondial Assistance d'effectuer des achats au meilleur tarif, quelle que en soit la nature : frais de réception, nettoyage & entretien, voyages & déplacements, fournitures et consommables...
En parallèle, le service achats généraux, toujours par le biais de la solution BasWare, suit les contrats des prestations récurrentes comme la location de véhicules de fonction, ou encore la maintenances... Outre de bénéficier d'une vue globale de l'ensemble des contrats en cours de validité, le service achats généraux peut veiller au respect de ces derniers en termes de prestations, de durée et d'échéanciers de règlements. C'est la garantie pour Mondial Assistance de contrôler la qualité de ses fournisseurs sélectionnés et d'anticiper la Loi de Modernisation de l'Economie en évitant toutes les pénalités de retard de paiement. Autre bénéfice, la solution BasWare et les pratiques FLUCTICIEL ont permis à Mondial Assistance de passer dorénavant ses opérations comptables en mode électronique. Dès la réception d'une facture de fournisseur, celle-ci est scannée et envoyée dans le circuit de validation, elle est alors comparée aux éléments du contrat et génère un bon à payer automatique, envoyé à l'approbateur concerné. Le service comptable est affranchi des opérations de traitement de factures qui représentaient 3 à 4 heures de travail quotidien.
Michaël Rouviere, nous déclare " Pour mener ce projet avec succès, et sous l'impulsion de FLUCTICIEL, nous avons formé nos collaborateurs à l'utilisation de BasWare afin qu'ils s'approprient la solution et les nouveaux process mis en place et qu'ils en voient les bénéfices. "
Avec la solution BasWare et les meilleures pratiques de FLUCTICIEL, Mondial Assistance envisage de nouveaux gisements de productivité en allant encore plus loin dans la gestion des achats en mode électronique. En 2009, le service achats généraux devrait mettre en place les achats sur plan, interfacer la solution BasWare aux outils d'e-procurement de ses principaux fournisseurs et tendre vers la dématérialisation fiscale de ses factures fournisseurs.
A propos de Mondial Assistance France :
24h/24 et 365 jours par an, Mondial Assistance France intervient partout dans le monde pour apporter à ses clients entreprises et particuliers, des solutions d'assistance et d'assurance sur-mesure dans les domaines de l'automobile, du voyage, des loisirs, de la mobilité, de l'habitat, de l'emploi, de la santé et des services aux personnes.
Mondial Assistance France appartient au groupe Mondial Assistance, leader international de l'assurance voyage et de l'assistance. Il anime un réseau de 400 000 prestataires et de 180 correspondants. 250 millions de personnes sont bénéficiaires de ses services, soit 4% de la population mondiale. Le groupe Mondial Assistance est membre de Allianz Group. www.mondial-assistance.fr
A propos de FLUCTICIEL
Intégrateur de solutions logicielles à forte valeur ajoutée, FLUCTICIEL se positionne comme le spécialiste incontesté de l'automatisation et l'optimisation des process administratifs et financiers des entreprises, de la pme au Grand Compte. Ses domaines de prédilection portent sur la gestion des frais professionnels, des achats, des processus comptables en particulier la dématérialisation des factures, des congés et des ressources humaines stratégiques. Dans un environnement économique de plus en plus fluctuant et réglementé, FLUCTICIEL se positionne comme le partenaire stratégique des entreprises qui veulent améliorer leur performance en trouvant des gisements de productivité dans leurs tâches administratives & financières quotidiennes. Fort de plus de 100 projets menés avec succès, FLUCTICIEL s'illustre par l'étendue de son environnement de prestations et l'éventail de ses expertises. Depuis sa création en 2002, FLUTICIEL connaît une croissance à deux chiffres. Parmi les références de FLUCTICIEL figurent des noms prestigieux comme Bergerat Monnoyeur, Bic, Geodis, MBDA, Lavazza, La Voix du Nord, Le Figaro, VediorBis, Volvo CE, Zodiac...
De plus amples informations sur FLUCTICIEL sont disponibles sur : www.flucticiel.com
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