Premier bailleur social de la Loire, Loire Habitat dématérialise depuis janvier 2009, dématérialise la quasi-totalité de ses flux factures et de ses flux chèques avec succès. Selon Gilles Pannaux, Directeur Financier de Loire Habitat, c'est le fruit d'une longue réflexion : "Dans ce type de projet, il faut penser usages avant technologie. Nous voulions être sûrs, avant de nous lancer, de la réelle valeur ajoutée pour les utilisateurs". Rassuré sur ce point, Loire Habitat décide dès lors de mener deux projets de front, sur deux processus majeurs : le traitement des chèques (règlements locataires) et celui des factures fournisseur.

Dans les deux cas, la volumétrie était importante, la réception physique des documents aléatoire - tantôt au siège, tantôt en agence - et le risque de perte de documents élevé. "Notre objectif était de dégager des gains de productivité, de rationaliser le circuit des flux d'information et de mieux exploiter notre ERP Prem'HLM", résume Gilles Pannaux. Accompagné par la société Belink, partenaire de ReadSoft, Loire Habitat a réussi une automatisation de bout en bout de ses processus métier.

Un gain d'une journée en date de valeur

Jusqu'à fin 2008, les chèques reçus des locataires étaient traités manuellement. Il fallait les lire avec un système de douchette, les réunir en liasses, les totaliser sur une bande afin de les transmettre à la trésorerie générale. "C'était une procédure lourde qui nécessitait beaucoup d'interventions humaines, pour des tâches répétitives". Grâce à la solution ReadSoft mise en place par BELINK Solutions, les couples coupons de règlement/chèques sont automatiquement lus (identifiant du locataire, montant, date, ligne CMC7,...), les données rapprochées des dossiers locataires puis intégrées dans le système de comptabilité et de gestion locative. La mise à jour des comptes locataires est automatique, sans aucune ressaisie. Parallèlement, la solution génère un fichier de remise bancaire (format TLMC), transmis à la société Experian, chargée de mettre en correspondance ce fichier avec les chèques physiques.

"Avec ce nouveau processus, nous avons gagné un jour en date de valeur. C'était l'un de nos objectifs principaux", souligne Gilles Pannaux. "Nous avons également gagné en confort de travail et en traçabilité de nos flux. Par ailleurs, grâce à cette mise à jour en temps réel, nos locataires peuvent consulter avec fiabilité la situation de leur compte, via notre extranet".

Vers un délai de paiement à 30 jours

C'est le même objectif de rationalité qui a guidé le projet de traitement des flux factures.

Aujourd'hui elles sont toutes adressées au siège, numérisées, traitées si nécessaire dans le workflow de validation CODEXIA et enregistrées dans l'ERP. Toutes les factures, à l'exception des situations de travaux, sont prises en charge par la solution ReadSoft. Les images de factures stockées dans la GED CODEXIA sont facilement consultables depuis les postes de travail.

Avec ce nouveau processus, Loire Habitat a nettement gagné en traçabilité. La solution a d'ailleurs été présentée au commissaire aux comptes qui a été rassuré quant à sa conformité avec la réglementation. Le gain est aussi patent en termes de réactivité. Les factures reçues dans les corbeilles électroniques sont traitées bien plus rapidement que les factures papier qui étaient souvent oubliées dans une bannette.

Pour Loire Habitat, la maîtrise du cycle de paiement est d'autant plus importante que la réglementation fixe de nouveaux plafonds de règlement. "Depuis le 1er janvier 2009, la LME nous demande de payer à 40 jours, mais ce délai va tomber à 30 jours d'ici juillet 2010. Il faudra que nous soyons prêts" rappelle Gilles Pannaux. Un défi que Loire Habitat aborde avec confiance. "Nous avons choisi de mettre en production la plate-forme en début d'année, au moment où l'activité est la plus forte. Cela a été forcément un peu plus tendu, mais nous avons ainsi l'expérience des fortes charges de travail".

D'autres projets se dessinent

Intégrée dans le quotidien de Loire Habitat, la solution est appelée à évoluer. D'ailleurs, les pistes d'amélioration commencent à émaner des opérationnels, signe de l'appropriation de la solution. Et l'office ne compte pas s'arrêter là. Il envisage notamment d'automatiser le traitement des enquêtes annuelles SLS (supplément de loyer solidarité) par la solution ReadSoft DOCUMENTS for Forms. Incontestablement, la dématérialisation fait son chemin au sein de l'organisme.

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